Pers

Smart SharePoint helpt frisdrankproducent Fernandes

Bij Fernandes, producent van frisdranken

in het Caraibisch gebied, was financieel

directeur Coen Valk al zo’n twee jaar op

zoek naar een soort enterprise content

managementsysteem voor de financiële

discipline. De onderneming wil iedere

verslagperiode een goed balansdossier

opleveren en zocht daarvoor naar een

beter systeem. Gekozen werd uiteindelijk

voor Financial Suite van Smart

SharePoint Solutions.

In het maatschappelijk verkeer heeft Fernandes rekening te houden met diverse belangen,

onder meer die van aandeelhouders maar ook van andere belangrijke stakeholders zoals

leveranciers (waarvan The Coca-Cola Company één van de belangrijkste is), afnemers en

medewerkers. Het concern hanteert ook op het gebied van financieel management ‘best

practice’ als norm. De boekhouding wordt opgesteld op basis van algemeen aanvaarde

grondslagen voor waardering en resultaatbepaling. Het hele proces van financiële planning

en control voldoet aan dezelfde objectieve normen als die door andere grote

gediversificeerde concerns worden gehanteerd. Voor het monitoren van de financiële gang

van zaken en het opstellen van de periodieke rapportages moeten de tien rapporterende

eenheden binnen het concern op ieder gewenst moment specifieke informatie aan de

concern-holding kunnen aanreiken. De circa veertig financieel-administratieve medewerkers

van de groep, waaronder zo’n acht managers in de financiële kolom, gebruiken hiervoor al

jaren professionele boekhoudsoftware.

Track op documenten

Veel opstellingen, overzichten (zoals specificaties van tussenrekeningen, vastleggingen van

controles, prognoseberekeningen, budgetopstellingen) en analyses worden daarnaast

bijgehouden in tal van spreadsheets en andere documenten. Meer dan 80 procent van deze

documenten wordt opgeslagen in gedeelde netwerkmappen, waar ze door meerdere

collega’s kunnen worden geraadpleegd en kunnen worden bijgewerkt. Van de overige

20 procent houden financiële medewerkers kopieën aan in eigen beheer die elders op het

netwerk of op de harde schijf van het eigen werkstation worden opgeslagen en al dan niet worden gesynchroniseerd met het netwerk.

Het nieuwe werken

Zoals bij de meeste organisaties was ook bij Fernandes dus sprake van een grote spreiding

van financiële documenten binnen het bedrijf. Vaak bevinden die zich in systemen die voor

meerdere gebruikers toegankelijk zijn, maar zeer vaak ook niet. De continue aanmaak van

weer een nieuwe generatie documenten voor een volgende rapportage zorgt bovendien

voor een aanhoudende groei van het aantal documenten. Vindbaarheid en versiebeheer

worden hierdoor steeds moeilijker te organiseren zonder gestandaardiseerd systeem.

Ondertussen is ook bij Fernandes de opmars van draagbare en mobiele

computerapparatuur niet te stuiten. Het gewenste systeem moet dan ook probleemloos te

gebruiken zijn op laptops en andere devices.

Balans als framework

De keuze voor de SharePoint-toepassing Financial Suite werd in de eerste plaats ingegeven

door de flexibiliteit van het platform; documenten in willekeurig bestandsformaat kunnen in

het systeem worden geplaatst. De doorslag gaf het feit dat dit product standaardisatie van

het financiële rapportage en controleproces op een natuurlijke manier faciliteert. Dossiers

worden aangemaakt op basis van de rapporterende eenheden en rapportageperiodes,

waarbij ieder document standaard wordt gekoppeld aan een specifieke balanspost, een P&L

item, of een IFRS requirement. De metadatastructuur is volledig gebaseerd op de

gestandaardiseerde internationale accounting standards, waardoor financiële medewerkers

en managers intuïtief de actuele documenten op de juiste plek aantreffen.

Dag Excel-lijstjes

Het geautomatiseerde versiebeheer gaat mede door het koppelen van autorisaties

eveneens bijna vanzelf, waardoor Fernandes de kwaliteitsborging realiseert die het bedrijf

graag wil hebben. Maar het voornaamste extra winstpunt is volgens het bedrijf gelegen in de

mogelijkheid om taken te koppelen aan specifieke functionarissen, waardoor hele worklflows

in het rapportage en controleproces eenvoudig kunnen worden gestroomlijnd en men af is

van Excel als 'takenmanager'. Bovendien voorziet het product in de mogelijkheid om

informatie via beveiligde Internetverbindingen beschikbaar te maken voor externe

accountants, of informatie te ontsluiten richting aandeelhouders en RvC. En ofschoon

Fernandes nog niet verplicht is om IFRS en SOx compliant te zijn, wordt het wel als een

voordeel beschouwd dat Financial Suite deze de processen en rapportages die

samenhangen met deze regelgeving ondersteunt.

Koppelen

Dat Fernandes gekozen heeft voor deze ‘customizable out-of-the-box’ oplossing, heeft ook

te maken met een beleidskeuze aangaande it-investeringen. Het management was van

mening dat een maatwerksysteem te duur zou worden, terwijl de uitkomst onvoorspelbaar

is. Overigens is wel als eis gesteld dat ook toekomstige aansluiting van andere

bedrijfsprocessen op corporate gebied mogelijk moet zijn binnen hetzelfde platform. Zo zou

bijvoorbeeld de juridische administratie (contractregister, interne ‘handelsregistergegevens’,

documentatie met betrekking tot claims etc.) gekoppeld moeten kunnen worden. Gegevens

uit die discipline zijn immers vaak direct gekoppeld aan de financiële rapportages, risk

management en de controltaken.

SharePoint-ervaring

Fernandes Concern Beheer werkt met standaard servers (Micosoft Server 2008) en virtuele

servers. Windows XP is het standaard operating system dat in gebruik is voor

werkplekapplicaties. Ten behoeve van de ingebruikname van Financial Suite moest

Microsoft SharePoint worden geïnstalleerd. Hier is gekozen voor een vituele server.

Medewerkers moesten zonder eerdere ervaring met dit pakket leren hoe zij bestaande

documenten in Financial Suite kunnen gebruiken, om later zelf de oudere documenten te

migreren. En ook moesten zij leren hoe zij vervolgens binnen het platform optimaal gebruik

kunnen maken van de mogelijkheden van het systeem. Essentieel binnen de financiële

discipline is dat de juistheid, volledigheid en tijdigheid zijn gewaardborgd van de

gerapporteerde gegevens. In belang van de kwaliteitsborging moet het hele proces

auditable zijn. Omdat in theorie het gevaar bestond dat de invoering van het nieuwe

systeem zou leiden tot verstoring van lopende processen, is eerst een test uitgevoerd met

een administrateur van één van de werkmaatschappijen.

Beveiliging

Voor de it-manager was het installeren van SharePoint op een virtuele server geen

probleem. Wel een issue dat aandacht vereiste was de beveiliging. Het aanmaken van

SharePointgroepen en het instellen van gebruikersgebonden rechten autorisaties moest

worden ingepland. Achteraf vergde dit proces slechts minimale begeleiding. Het installeren

was binnen een uurtje gebeurd. Het customizen – het aanpassen van de apparatuur en de

omgeving – heeft nog een halve dag gekost. Het werk werd uitgevoerd door mensen die

van te voren geen kennis hadden van SharePoint. Een consultant van Smart SharePoint

Solutions heeft het proces begeleid en daarna nog enkele dagen besteed aan demo’s en

instructie van gebruikers.

De relatief snelle installatie en soepele ingebruikname van Financial Suite heeft Fernandes

in positieve zin verrast. Gebruikers variërend van financieel administratieve medewerkers tot

aan de cfo hebben snel hun weg weten te vinden op het nieuwe platform. De ervaringen in

de eerste maanden na de implementatie zijn positief. Fernandes is vol vertrouwen dat het

stroomlijnen van de financieel administratieve processen en het borgen van de kwaliteit van

balandossiers inderdaad gerealiseerd zal worden. Deze eerste implementatie bij een

overzeese klant markeert voor Smart SharePoint solutions een belangrijke mijlpaal.